Praca zdalna się opłaca – rozmowa z Patrycją Kotecką, członkiem zarządu LINK4

Jak pandemia wpłynęła na organizację pracy w LINK4?
Tak jak większość firm, musieliśmy się zmierzyć z pracą zdalną. Przed pandemią zdarzało się, że pracownicy brali tzw. home office, ale były to sytuacje incydentalne, wynikające np. z bieżącej sytuacji rodzinnej. Gdy sytuacja epidemiologiczna uległa pogorszeniu, wybraliśmy bezpieczeństwo naszych pracowników i wprowadziliśmy prawie całkowitą pracę zdalną. Obecnie około 90 proc. osób pracuje głównie spoza biura i jesteśmy z tej pracy bardzo zadowoleni. Takie procesy jak rekrutacje, onbording, szkolenia wewnętrzne czy warsztaty także odbywają się z powodzeniem w pełni online.

Jednocześnie jest to bardzo wysoki współczynnik, gdyż zgodnie z danymi Eurostatu w 2020 r. na poziomie unijnym odsetek osób zazwyczaj pracujących z domu wynosił 12,2 proc., co stanowi ponad dwukrotny wzrost względem roku poprzedniego. Natomiast w Polsce było to 9 proc. pracowników w 2020 r., przy 4,7 proc. w 2019 r. Dodatkowo należy uwzględnić osoby, które czasami korzystają z home office. W tej grupie dane dotyczące Polski są bardzo zbliżone do średniej unijnej – zarówno przed pandemią, jak i w trakcie było to ok. 9-10 proc. zatrudnionych pracowników.
Zatem mamy poczucie, że udało nam się sprostać wyzwaniu w sposób satysfakcjonujący zarówno z perspektywy firmy, jak i pracowników.

Jak przebiegał proces zmian w LINK4?
Kluczowe dla nas było odpowiednie zarządzenie tą zmianą. Pod względem technologicznym byliśmy przygotowani, gdyż od wielu lat priorytetem jest dla nas wdrażanie nowych technologii w celu usprawnienia procesów. Warto jednak zwrócić uwagę, że efektywne wprowadzenie pracy zdalnej to nie tylko wyposażenie pracownika w odpowiednie narzędzia i wydanie sprzętu, który zabierze do domu, ale również wdrożenie go w tę pracę oraz zapewnienie wsparcia.
Dlatego też przygotowaliśmy całą kampanię #ZdalnieTeżJestFajnie, która ma na celu pomóc naszym pracownikom na home office. Jest to rozbudowana akcja, obejmująca szereg działań dostosowanych do różnych grup. Przede wszystkim istotne jest dla nas zachowanie dobrej komunikacji w ramach zespołów, więc przygotowaliśmy poradnik dla menedżerów, jak wyznaczać i omawiać cele oraz w jaki sposób przekazywać pracownikom informację zwrotną na temat bieżących zadań.
Jednocześnie prowadzimy stały mailing skierowany do wszystkich pracowników, zawierający przydatne informacje zarówno w zakresie realizacji obowiązków zawodowych, jak i troski o własne zdrowie i samopoczucie. Co istotne, edukujemy nie tylko o tym, jak właściwie korzystać ze sprzętu, chronić dane osobowe czy organizować i priorytetować zadania, ale również dbamy o samopoczucie naszych pracowników - zamieszczamy porady dotyczące oddychania, planowania czasu na odpoczynek czy zachęcamy do tworzenia nowych „rytuałów”. Zamiast standardowego spotkania w biurowej kuchni przy kawie można przecież zorganizować wideokonferencję, żeby pozostawać w kontakcie z kolegami z zespołu.
Przykładamy bardzo dużą wagę do zapewnienia pracownikom work-life balance, gdyż zdajemy sobie sprawę, że zmiana sposobu pracy może być trudna, powodować problemy z koncentracją czy negatywnie wpływać na samopoczucie, w związku z ograniczeniem fizycznego kontaktu ze współpracownikami. Organizujemy różne szkolenia i warsztaty, które mają wesprzeć ich w tej sytuacji np. z zakresu mobilizacji i technik podnoszących efektywność pracy, ale również obejmujące ćwiczenia relaksacyjne czy techniki oddechowe.

Jedną z podstawowych obaw przy pracy zdalnej jest obniżenie efektywności oraz ograniczenie kontroli nad pracownikiem. Czy zaobserwowali Państwo takie problemy?
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i działaniom, które podjęliśmy, przejście na pracę zdalną przebiegło w bardzo sprawny i satysfakcjonujący sposób. Ufamy naszym pracownikom, a zapewnienie odpowiedniego wsparcia spowodowało, że efekty pracy zdalnej są tak samo dobre, jak nie lepsze, niż przed pandemią. Nie jest to tylko nasze doświadczenie. Zgodnie z raportem Antal i Corees Polska Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników 92 proc. pracodawców dobrze ocenia efektywność pracy w pełni zdalnej, gdzie analogiczną ocenę dla pracy z biura wystawia 89 proc. badanych.
Efektywność pracy zdalnej to nie tylko kwestia organizacji pracownika czy ustalenia zasad, ale również, jak nie przede wszystkim, działań podejmowanych przez pracodawcę. Istotnym elementem procesu jest odpowiednie zarządzanie personelem, wsparcie i motywowanie. Nasz przykład pokazuje, że opracowanie kompleksowej strategii oraz komunikacji, może przynieść wymierne efekty, zarówno dla firmy, jak i pracowników.

Jakie korzyści widzą Państwo w pracy zdalnej?
Praca zdalna stała się nowym standardem, który przede wszystkim zapewnia większą elastyczność. Możemy dostosować się do potrzeb pracowników, którzy z różnych przyczyn, mogą preferować pracę z domu, jak również mamy większe możliwości w zakresie pozyskiwania nowych talentów. Praca zdalna jest ponadto ogromną szansą dla osób z mniejszych miejscowości – nie muszą już przenosić się do dużych miast w poszukiwaniu pracy, mogą pracować z dowolnego miejsca. W LINK4 jesteśmy otwarci na pracowników z różnych krańców Polski, a dzięki wypracowanym przez nas rozwiązaniom, miejsce zamieszkania nie ma znaczenia. Jednocześnie praca zdalna w wielu aspektach pozwala na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracownika i wymierne oszczędności, np. poprzez ograniczenie dojazdów do pracy czy na spotkania, co również jest korzystne dla środowiska.
Zgodnie z zapowiedziami rządu od marca planuje się zniesienie większości obostrzeń. Jak będzie wyglądała praca po pandemii w

LINK4, czy nastąpi powrót do biur?
Nasze doświadczenia pokazują, że praca zdalna może być korzystna i efektywna, zatem rozwiązania zdalne będą nam na pewno towarzyszyć w przyszłości. W zależności od sytuacji i preferencji naszych pracowników, będziemy umożliwiali pracę w różnych trybach, ale przewidujemy, że najpopularniejszy będzie model hybrydowy, czyli praca częściowo w domu i częściowo w biurze.

Czy są jeszcze jakieś wyzwania w zakresie pracy zdalnej?
W ramach organizacji zaadresowaliśmy już kluczowe kwestie, jednak dla całego rynku istotne jest również otoczenie regulacyjne. Obecnie w kodeksie pracy znajduje się archaiczna regulacja „telepracy”, nieelastyczna i budząca wątpliwości interpretacyjne. Pandemia stała się przyczynkiem do dyskusji o zmianie przepisów i dostosowaniu ich do obecnych realiów. Aktualnie procedowany jest projekt nowelizacji wprowadzający pojęcie „pracy zdalnej” oraz regulujący istotne aspekty jej wykonywania. Ustandaryzowanie podstawowych zasad powinno dodatkowo przyczynić się do stosowania tej formy pracy.