Za zobowiązania wspólnoty mieszkaniowej odpowiadają wszyscy jej członkowie. Zgodnie z przepisami każdy właściciel ma także prawo kontroli działalności zarządu. Mówi o tym art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali. Do zarządcy wysyła się pismo z prośbą o możliwość wglądu w księgowość. Takiej kontroli może dokonać także profesjonalny księgowy działający w imieniu właściciela.
Jeśli się zdarzy, że zarządca nie płaci rachunków, nie zajmuje się domem, utrudnia wspólnocie kontrolę nad wydawanymi pieniędzmi czy ewidentnie naraża ją na straty finansowe, trzeba działać. Zaczynamy od prostego poinformowania zarządcy o problemie, np. informacji o zalegających opłatach. Jeśli to nie pomoże, trzeba wysłać do niego pismo z żądaniem usunięcia niedociągnięć w dokładnie określonym terminie (oczywiście wcześniej należy sprawdzić, czy są one zapisane w jego obowiązkach w umowie!). Jeśli i to nie pomoże - trzeba jak najszybciej wypowiedzieć zarządcy umowę na zasadach określonych w umowie. Może to zrobić zarząd z własnej woli lub zarząd na żądanie wspólnoty.
Procedura zmiany zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej, zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali teoretycznie nie jest skomplikowana. W praktyce jednak, ponieważ wymaga ona większości głosów członków wspólnoty, mogą pojawić się trudności ze zmobilizowaniem współmieszkańców. Jak się do tego zabrać, jak zmianę przeprowadzić?
Po pierwsze - zmobilizować mieszkańców.
Pierwszym krokiem do zmiany zarządzającego nieruchomością należącą do wspólnoty jest zwołanie walnego zgromadzenia jej członków. Do jego zwołania wystarczy wniosek właścicieli posiadających jedną dziesiątą udziałów we wspólnej nieruchomości, trzeba więc uzyskać poparcie takiej grupy.
Po drugie - trzeba napisać wniosek, który musi zawierać:
- porządek obrad;
- treść uchwały odwołującej dotychczasowego zarządcę;
- podpisy właścicieli posiadających co najmniej 10 procent udziału we własności wspólnej.
Po otrzymaniu takiego wniosku zarząd wspólnoty ma obowiązek zwołać walne zebranie. Jeśli jednak tego nie zrobi...
Po trzecie - zwołać zebranie mogą sami wnioskodawcy. Trzeba pamiętać o:
- zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu wszystkich współwłaścicieli nieruchomości (na piśmie, co najmniej na tydzień przed jego terminem), w którym należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad, a także treść projektu uchwały;
- przygotowaniu projektu uchwały odwołującej dotychczasowy zarząd (musi ona zawierać konkretny termin odwołania).
Po czwarte - powtórka ze statystyki, czyli jak obliczyć głosy członków wspólnoty.
Ten problem pojawi się po raz pierwszy już na tym etapie działania, przy sporządzaniu wniosku o zwołanie walnego zebrania. Ustawa o własności lokali uzależnia siłę głosu każdego współwłaściciela od jego udziału we wspólnej nieruchomości. Krótko mówiąc - im większe mamy mieszkanie, tym więcej głosów na walnym zebraniu. Aby znać swoją siłę i szanse grupy, która dąży do zmian we wspólnocie - warto o tym pamiętać. Jak to obliczyć? Musimy znać łączną powierzchnię nieruchomości, wraz z powierzchnią pomieszczeń do niej przynależnych (do tej grupy należą przede wszystkim piwnice, strychy, garaże, ale także pomieszczenia położone poza budynkiem, ale na gruncie wspólnym, takie jak komórki czy garaże zewnętrzne).
Dla określenia swojej siły głosu na walnym zebraniu nie musimy jednak biegać z metrówką po całym budynku. Takie dane muszą znaleźć się w akcie ustanawiającym odrębną własność lokalu. Dane o powierzchni naszego lokalu oraz o powierzchni całej nieruchomości w formie wyrysów na rzucie budynku stanowią załącznik do aktu własności lokalu.
Po piąte - jak się bronić, gdy jesteśmy w mniejszości?
W niektórych wspólnotach mieszkaniowych - zwłaszcza tych, które wyodrębniły się z nieruchomości zarządzanych przez miasto - właścicielem ponad połowy budynku pozostaje jedna osoba bądź jeden podmiot - na przykład gmina. Dzięki temu miałby on możliwość podejmowania wszystkich decyzji bez uwzględnienia woli pozostałych mieszkańców.
Taka sytuacja może być szczególnie niekorzystna w przypadku, gdy właścicielem większości udziałów w nieruchomości pozostaje jej wcześniejszy właściciel, sprzed wyodrębnienia lokali (czyli zwykle gmina lub deweloper), gdyż najczęściej przy tworzeniu wspólnoty sam wyznaczał zarządcę. Często więc zdarza się, że celowo blokuje uchwały pozostałych mieszkańców zmierzające do zmiany zarządzającego. Ustawa o własności lokali pozwala jednak bronić się przed narzucaniem tego rodzaju niekorzystnych rozwiązań.
Członkowie wspólnoty mogą na walnym zebraniu podjąć decyzję o zmianie sposobu głosowania. Zamiast zasady: "siła głosu zależna od powierzchni lokalu" mogą podejmować uchwały na zasadzie "jeden lokal - jeden głos". O zmianę sposobu głosowania wnioskować można w dowolnym momencie podczas walnego zebrania członków wspólnoty, nawet, jeśli taki punkt nie był wcześniej przewidziany w porządku obrad zebrania. Do uchwalenia zmiany sposobu głosowania wystarczy 20 procent głosów członków wspólnoty (oczywiście, w tym momencie liczonych jeszcze na zasadzie "większe mieszkanie - więcej głosów").
Po szóste - co robić, gdy nie każdy ma czas przyjść na zebranie?
Członków wspólnoty - nawet jeśli nie są zadowoleni z dotychczasowego zarządu nieruchomością - często trudno jest zmobilizować do powszechnego udziału w zebraniu. Dlatego też ustawa o własności lokali przewiduje możliwość głosowania nad uchwałami wspólnoty nie tylko na zebraniu, ale i w innym terminie. Ustawa przewiduje możliwość głosowania poprzez indywidualne zbieranie głosów przez zarząd. Taki tryb głosowania może być łączony z głosowaniem na walnym zebraniu, czyli część mieszkańców obecna na zebraniu zagłosować może w jego trakcie, pozostali natomiast głosują na piśmie, w późniejszym terminie. Choć według art. 23.1 ustawy zbieraniem głosów powinien zająć się zarząd, jednak w przypadku, gdy tego obowiązku nie dopełni, zbierać głosy może jeden ze współwłaścicieli nieruchomości.
