Wirtualny dziekanat: tu załatwisz swoje studenckie sprawy. Wiesz, jak napisać e-mail do dziekana lub wykładowcy? Podpowiadamy

Dziekanat to jednostka na uczelni, która skupia się na obsłudze administracyjnej studentów i osób związanych z uczelnią oraz zarządzaniu sprawami związanymi z życiem akademickim. W tym biurze studenci mogą zgłaszać swoje potrzeby, uzyskiwać wsparcie w kwestiach związanych z nauką, rekrutacją, dokumentacją akademicką i innymi aspektami studiów.

To do pani z dziekanatu skieruje swoje kroki osoba, szukająca informacji na temat praktyk studenckich lub student starający się o stypendium. Najważniejsze sprawy, jakie zrealizujesz w dziekanacie uczelni to:

• Otrzymasz zaświadczenie o statusie studenta;
• Złożysz wniosek o stypendium;
• Uzyskasz informacje o rodzajach wsparcia np. finansowego;
• Złożysz podanie o urlop dziekański lub zdrowotny;
• Zaktualizujesz dane osobowe;
• Podbijesz indeks.

Dziekanat może kojarzyć się z sekretariatem. Różnica jest taka polega na tym, że dziekanat skupia się na obszarze edukacji i życia akademickiego, podczas gdy sekretariat to ogólna jednostka administracyjna w różnych organizacjach, zajmująca się wieloma aspektami jej funkcjonowania.

Jak podkreśla Ewa Wiśniewska na stronie Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, którego jest wiceprezesem, w miejscu tym nie tylko obsługiwane są sprawy studentów, ale także:

• kandydatów na studia,
• absolwentów,
• dziekanów,
• pracowników naukowych i naukowo-dydaktycznych,
• pracowników innych biur,
• rodzice studentów.

Oprócz podstawowych spraw związanych z tokiem studiów przyjęciem na studia czy podpisem w indeksie, w dziekanacie obsługuje się wiele spraw związanych z procesem dydaktycznym, często jest to układanie harmonogramów zajęć i sesji, a także rozpatrywanie podań i wiele innych działań.

Wirtualny dziekanat to elektroniczna platforma lub system, który umożliwia studentom załatwianie wielu spraw związanych z ich życiem akademickim online, bez konieczności odwiedzania fizycznie miejsca dziekanatu. Działa on na podobnych zasadach, co tradycyjny dziekanat, ale jest dostępny zdalnie.

Niektóre uczelnie wprowadzają możliwość załatwienie wielu spraw automatyczne, dzięki rozbudowanej platformie, inne umożliwiają szybki kontakt z obsługą dziekanatu za pomocą spotkań online, wymiany mailowej lub aplikacjach do komunikacji zdalnej jak MSTeams.

Po 2020 roku, kiedy ze względu na pandemię uczelnie masowo wprowadziły tryb pracy i nauki zdalnej, sporo z nich zostało przy wdrożonych wtedy rozwiązaniach, a nawet je ulepszyło. Wirtualne dziekanaty działają więc w pełnym lub częściowo zakresie na wielu uczelniach. Taka informacja powinna być podana na stronie uczelni.

Osoby pracujące w dziekanacie to pracownicy administracyjni, którzy nie zawsze muszą mieć wyższe wykształcenie. Z reguły jest ono wymagane w przypadku prodziekanów.

W ogłoszeniach o pracę widzimy, że najczęściej oczekiwane jest wykształcenie licencjackie, wysoki poziom umiejętności interpersonalnych i organizacyjnych, mile widziana jest znajomość przepisów dotyczących szkolnictwa wyższego.

Jeden dziekanat obsługuje zazwyczaj kilka osób, a wśród nich prodziekani, kierownik dziekanatu, specjaliści ds. administracyjnych, asystenci dziekanatu.

Dziekan to kierownik danego wydziału na uczelni wyższej. Jest on najważniejszą osobą na danym wydziale i odpowiada za organizację nauki i badań. Dziekan jest również przełożonym dla wykładowców i studentów na danym wydziale. To on decyduje m.in. o skreśleniu kogoś z listy studentów, przyznaniu urlopu dziekańskiego, a także określa tzw. godziny dziekańskie, czyli wolne od nauki. Dziekan odpowiada bezpośrednio przed rektorem całej uczelni.

Natomiast prodziekani pomagają dziekanowi w pełnieniu obowiązków. Często z jednym dziekanem może współpracować kilku prodziekanów. Niejednokrotnie to z nimi studenci mają częstszy kontakt np. podczas załatwiania spraw w dziekanacie, niż z samym kierownikiem wydziału.

Może się zdarzyć, że w celu załatwienia ważnej sprawy student będzie musiał wysłać wiadomość bezpośrednio do dziekana. Wymaga to przestrzegania pewnych zasadach savoir-vivre, aby nie popełnić gafy. Podobnie z wykładowcami, a także innymi pracownikami uczelni. Oto kilka przydatnych wskazówek:

1. Rozpocznij e-mail od formuły grzecznościowej, na przykład: „Szanowny Panie Dziekanie” lub „Szanowna Pani Dziekan”. A w przypadku wykładowców, których tytuły znamy można napisać: Szanowna Pani Magister, Szanowna Pani Inżynier/Magister/Doktor/Docent/Profesor lub po prostu Szanowny Panie, Szanowna Pani.
2. W temacie e-maila staraj się zawrzeć krótkie, ale treściwe streszczenie treści wiadomości np. „Urlop dziekański”
3. Sformułuj pytanie lub prośbę klarownie. W treści e-maila przedstaw swoją prośbę lub pytanie w sposób jasny i zrozumiały. Nie rozwijaj się, tylko przejdź od razu do konkretnej sprawy.
4. Użyj odpowiedniego języka. Pisz w sposób profesjonalny i staraj się unikać skomplikowanych sformułowań, a także patetycznych.
5. Dodaj jak najwięcej szczegółów dotyczących danej sprawy np. „Zgodnie z rozmową z dnia XYZ załączam dokumenty potwierdzające XYZ”.
6. Zakończ wiadomość zachowując formalny ton. Na miejscu będzie klasyczne „Z poważaniem”.
7. Podpisz się: zakończ e-maila swoim imieniem i nazwiskiem oraz danymi kontaktowymi, takimi jak numer telefonu czy adres e-mail, aby dziekan mógł się łatwo skontaktować, bez konieczności przeszukiwania bazy danych.

Najczęściej popełnianym błędem jest zbyt nieformalne słownictwo mocno naruszające granicę między studentem a wykładowcą lub dziekanem (np. Hej/dzięki/spoko) oraz używanie „Witam” na początku wiadomości. W materiale „Najczęściej popełniane błędy”, czytamy, że eksperci jednoznacznie wskazują, że jest to błąd.

Niektórzy być może pamiętają dyskusję wokół słów Michała Rusinka, który ogłosił, że nie będzie odpowiadał na e-maile rozpoczynające się od „Witam”. Argumentował to w następujący sposób: „Używanie tego słowa jest zasadne tylko w jednej sytuacji. Tak może do nas powiedzieć gospodarz lub gospodyni, kiedy do niego/niej przychodzimy. Jest wtedy powitaniem, a nie przywitaniem” - podpowiada Magdalena Konczal redaktorka Stefy Edukacji

Oto przydatne zwroty grzecznościowe, które można wykorzystać w mailu:

• Zwracam się z uprzejmą prośbą;
• Zgodnie z wcześniejszą rozmową/korespondencją;
• Będę wdzięczny za pozytywne rozpatrzenie;
• Informuję, że zgodnie z zaleceniem;
• Z poważaniem;
• Z wyrazami szacunku;
• Łącząc pozdrowienia.