Czy praca zdalna jest ciągle dopuszczalna? Kiedy pracownik lub pracodawca może odmówić? Regulamin pracy i porozumienie z załogą decydujące

Kodeks pracy wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej:

• całkowita praca zdalna,
• częściowa, tzw. hybrydowa praca zdalna – wykonywana w części w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej
• okazjonalna praca zdalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

Praca zdalna może być wykonywana zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak też tylko częściowo, a miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze ma być miejsce wskazane przez pracownika, na które pracodawca wyraził zgodę.

– Oznacza to, iż ani pracodawca, ani pracownik nie może narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej. Nie wyklucza to przy tym sytuacji, w której strony uzgodnią, iż praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę – podkreśliła ekspert kancelarii Chałas i Wspólnicy Edyta Oleszczuk-Romańska.

Co ważne, uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej mogą być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, np. w formie aneksu. – Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej na pracę zdalną może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika – wskazała ekspertka.

Nie zawsze wniosek pracownika, dotyczący pracy zdalnej, będzie dla pracodawcy wiążący. Wyjątkiem będą podania od:

• pracownic w ciąży,
• pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
• pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności,
• pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku takich pracowników tylko wtedy, gdy nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Nowe przepisy pozwalają na wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy. Dopuszczalność wydania takiego polecenia zaistnieje jednak tylko w okresie

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej),
• stanu zagrożenia epidemicznego,
• stanu epidemii
• w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Co ważne, aby możliwe było w ogóle polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę, pracownik musi złożyć – bezpośrednio przed wydaniem polecenia – oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. – Co istotne, sam pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie może jej weryfikować ani podważać – zaznaczyła Oleszczuk-Romańska.

Jeżeli zatem nie chcemy wykonywać pracy zdalnej – wystarczy złożyć odpowiednie oświadczenie, że nie posiadamy do tego warunków.

Jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników) – zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w regulaminie. Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin pracy.

– Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem – tłumaczy prawniczka.

Ograniczono też wymiar tzw. okazjonalnej pracy zdalnej do 24 dni w roku kalendarzowym. – Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej może wystąpić wyłącznie pracownik (wymagany jest jego wniosek). Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia takiego wniosku, jednak odmowa podlega ocenie w płaszczyźnie równego traktowania pracowników i ich niedyskryminacji – zaznaczyła Oleszczuk-Romańska.